ThinkERP产品功能介绍

采购

在ThinkERP中,采购的发起通常有这么几种方式:

· 因某库存产品低于系统设定的安全库存,系统自动产生采购询价,发起采购。这种情况,采购数量是设定的最大库存数量减去现有库存数量。

· Make to Order的产品,因销售订单的需要,系统自动由销售订单下推产生采购询价,发起采购。这种情况,采购数量和对应的销售订单数一致。

· 手工填制采购订单,根据实际需要,可以手工填制采购订单,采购需要的产品。和销售订单的处理基本一样。采购订单的处理流程一般是:

1)系统中的采购订单,经确认之后,系统自动基于该采购订单生成对应的采购入库单;

2)供应商货物送到之后,仓库验货入库,系统库存增加;

3)而后,通常基于入库数量在系统中开具供应商发票;

4)财务收到供应商税务发票之后,和系统中的供应商发票核实无误,审核系统发票;

5)系统根据系统中的发票金额自动生成应付账款会计凭证;

6)出纳采购付款,并核销对应的应付账款凭证。



询价单

采购制单之后,系统中可以直接将采购询价单(PDF格式文件)Email发送给供应商,或者打印采购询价单(PDF格式文件),如下图所示。系统会以绿色显示单据当前可进行的操作,如本例,采购制单之后,通常是Email或打印询价单,界面上相应的按钮以绿色显示。



·供应商:采购对象。选择完供应商后,系统会根据在业务伙伴中的设置,将该供应商的地址信息和价格表信息自动导入。如果要在采购订单中显示地址、价格表信息,请参考产品信息设置中的产品其他信息。

· 单据日期:创建询价单的系统日期,默认当期日期,可修改。

· 供应商参考录入销售订单的参照信息或者供应商的投标信息,此信息将显示在收货单上,用于实物与采购订单对照。

· 币种:录入与供应商约定的结算币种。

· 产品:选择前期已经新增好的产品名称,系统支持模糊查询。

· 说明:从产品说明中携带,可修改。

· 计划日期录入计划收到货物的时间,为后续仓储收货,给预计时间表。

· 分析账户:可以按照业务伙伴或部门设置利润中心,统计分析该中心的经验情况。

· 数量:录入需要采购的数量。

· 计量单位:从产品信息中维护的单位携带。

· 单价:录入与供应商约定的产品单价。

· 税率:系统默认常用税率,可修改。

· 计划日期:根据产品的采购提前期,系统自动计算得来。

· 交货到:采购订单收货地址,默认为当期组织的仓库。

· 国际贸易术语:用于国际交易中事先约定的商业条款。

· 采购员:选择指定的单据操作人员。

· 账单状态:是否已核准发票。当采购订单对应的发票已核准,则系统自动勾选收到的发票。生成发票的方式。有三个选项:基于采购单明细、基于生成的发票草稿、基于收货量。基于采购单明细,根据实际需求基于采购订单或入库单开具发票,对应的系统操作为确认订单后系统自动创建入库单和内部发票。基于收获量,根据入库单开具发票,对应的系统操作为入库后手动创建草稿 状态的内部发票,适用于先收货后付款的业务。基于生成的发票草稿,基于采购订单或入库单开具发票,对应的系统操作为确认订单后系统自动创建入库单和内部发票。

· 付款条款:对货款支付的金额、支付时间等的规定。在财务模块中预先定义好。如果超过付款条款中时间的规定还未付款,则系统会在对应的内部发票中给予提示。

· 税科目调整:可实现产品不同客户的税不同。在财务模块中预先定义好财务结构,在业务伙伴中设置财务结构,那么在销售订单中选择客户后会自动带入业务伙伴中设置的财务结构。


采购订单

询价单发给供应商之后,通常是收到供应商回执确认,如果询价确认,表明采购成交。系统中对应的操作是“确认订单”。



系统中确认订单时候,系统会自动生成采购订单对应的入库单,通知物流收货。采购业务员还应该开具系统发票,通知财务应付账款。



采购发票

这里的采购开票不是指财务上的采购开票,而是指订购确认之后,采购业务员在系统中开具发票通知财务付款。采购开票,有先发货再付款、付款和发货无固定关系等几种情况。

以付款和发货无固定关系为例(系统对应的开票方式“基于生成的发票草稿”)。采购确认之后,系统会自动生成内部发票,采购订单界面会出现开单数量”。点击该按钮,可以查看和编辑内部发票,等到供应商的实际发票开过来以后还可在此核准发票。



采购入库和付款查看

采购订单确认后,系统会根据生成发票的方式,自动生成入库单或内部发票,或提示手动生成内部发票。在采购订单中可点击按钮,查看到未完成的入库单和内部发票、付款的情况。




在采购订单点击“供应商账单”或“收货”按钮,可以查看采购订单的入库和付款情况。当采购订单已入库或内部发票核准后,系统会自动分别勾选这两个字段。



供应商主数据

在采购订单可以创建并保存供应商的信息,与该供应商的会议、销售、采购、开票等信息都会保存在右上角。基本信息与客户主数据相似,这里就不再赘述。



· 发票地址、送货地址、其他地址、家庭住址:系统支持开票地址与收货地址不同,在销售或采购时可以按照不同需求自动携带到相关单据中。



销售与采购页及开票信息与客户主数据相似,请参考填写。